Privacyverklaring
Versie 1.1 / Gepubliceerd op 16 okt 2021
Algemeen beleid op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming
DiGiDRIVE respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:
DiGiDRIVE
Koornstraat 105
BE-8800 Roeselare
West-Vlaanderen
BE0774.934.285
Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
DiGiDRIVE verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord “we” om te verwijzen naar DiGiDRIVE. DiGiDRIVE is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van DiGiDRIVE door te mailen naar [email protected] . In het Engels is dat de data protection officer (DPO). U kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.
Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?
We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.
Het is ook mogelijk dat een decreet of de regering een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.
Welke gegevens verwerken we over u?
We verwerken uw persoonsgegevens en/of bedrijfsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.
Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal betreft dit de contactpersoon voor het bedrijf en diens eigen bedrijf, of waar deze te werk gesteld is. Daarnaast verwerken we uw identificatiegegevens, zodat we onze dienst aan u kunnen verlenen.
Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?
Alle persoonsgegevens en/of bedrijfsgegevens worden rechtstreeks in contact vernomen met de contactpersoon van de klant of zijn verkregen door de klant bij het gebruiken van het contactformulier op onze website.
We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een e-mail, een formulier, of documenten.
We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn.
Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt, of als we u een voordeel moeten toekennen zonder dat u daarvoor actie onderneemt.
Deze gegevens worden gebruikt in onze klantentool om u offertes, facturen, projecten, en meer, te bezorgen. Deze kunt u tevens via de klantentool raadplegen.
Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode bedraagt de 7 jaren (of de 7 boekjaren) die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.
Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens.
Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?
Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers voor de aangevraagde diensten.
Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle uit. U kunt steeds een overzicht aanvragen.
Soms zijn we wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens door te geven, of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken.
Uw gegevens worden nooit aan derden bezorgt voor reclame en/of marketing doeleinden; met uitzondering van de Google Analytics in onze website www.digidrive.be om het aantal bezoekers en doelgroep te onderzoeken zodat we ons beter kunnen adverteren. Het Google Privacybeleid en Servicevoorwaarden zijn van dienst voor dit laatste.
Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?
We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.
Wat zijn uw rechten?
Als we uw persoonsgegevens verwerken kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.
U kunt de gegevens die we over u verwerken altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt daarvoor contact opnemen met onze FG via [email protected] . We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.
U kunt ook terecht bij die dienst als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.
Alsook is het mogelijk in onze klantentool alle data die we bij houden over u als contactpersoon of bedrijfsgegevens te raadplegen en, indien gewenst, het wissen van deze in mate daar dit wettelijk toegestaan (bv. verplicht bijhouden van reeds uitgevoerde facturatie) is uit te voeren.
Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) [email protected]. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
Wij hanteren steeds de volgende beveiligingen voor het opslaan van uw persoonsgegevens als contact en/of bedrijfsgegevens:
- CloudFlare SSL.
- De data bevindt zich enkel op beveiligde servers waar wij toegang tot hebben via Yubikey security sleutels met twee factor authenticatie.
- Alle login-wachtwoorden zijn steeds geëncrypteerd, beide van klanten en Administrators.
Cookies
Voor alle informatie over welke cookies we hanteren en waarvoor verwijzen we je naar ons Cookie Beleid.
Algemene informatie
We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.